COVID-19 salgını, iletişim kurma ve çalışma şeklimizi önemli ölçüde değiştirdi. Pandemi öncesi uzaktan çalışma ve dijital göçebelikte zaten yükselen bir trend olan şey, mümkün olduğunda evden çalışma teşvik edildiğinde artık ana akım haline geldi. Artık bir trend değil, evden çalışma ve video konferans artık normların bir parçası.
Uzaktan çalışırken, platformu tam potansiyeliyle kullanmak için nasıl iyi bir Zoom sunucusu ve katılımcısı olunacağını öğrenmek önemlidir. Özellikle dijital iletişimin bazı sınırları ve tuzakları göz önüne alındığında, iyi iletişim kurmak için fazladan çaba sarf ettiğinizde, iyi bir izlenim bırakacağınızdan emin olabilirsiniz. Burada, toplantı sahipleri ve katılımcılar için Zoom toplantılarının iyi geçmesine yardımcı olacak bazı ipuçları verilmiştir.
Toplantı Sahipleri için Zoom Görgü Kuralları
1-Önce Gizlilik
Toplantının gündemini ve ele alınacak konuları düşünün. Genel halkın erişmesini istemediğiniz hassas şirket bilgilerini ve fikirlerini tartışacaksanız, uygun gizlilik kontrollerini ayarlamalısınız, bu bir şifre belirlemek kadar basit olabilir. Zoom bağlantınızı yalnızca toplantıda olmasını istediğiniz kişilere dağıtmalısınız.
2-Mümkün olduğunda Görüntülü İletişim kullanın
Zayıf internet bağlantısı nedeniyle sunumu imkansız hale getirmedikçe, görüntülü görüşme, toplantının bir parçası olarak kullanılmalıdır. İletişimin önemli bir kısmı sözsüzdür ve net bir bağlantıyla mesajınız, yalnızca sesinizle sunum yapıyor olmanıza kıyasla daha doğru bir şekilde karşınıza çıkacaktır. Bununla birlikte, birçok toplantıda, yalnızca konuşurken kamera açan veya hiç kamera açmamayı tercih eden katılımcılar vardır. Davet sırasında beklentiyi belirlemek iyidir. Yalnızca video kalitesi toplantıyı zorluyorsa sese ne zaman geçileceğini bilmek de önemlidir.
3-Kamera Görüntünüzü Uygun Şekilde Sahneleyin
Arka planınızın işinize uygun olduğundan ve aydınlatmanın yüzünüzü nazikçe (çenenizin altına bir el feneri koymak gibi değil) ve yüzünüzde gölge oluşturmayacak bir açıyla aydınlatmaya yardımcı olduğundan emin olun. . Başınız ve ekranın üst kısmı arasında biraz alan kalacak şekilde, başınızın ve omuzlarınızın resimde olması genellikle en iyisidir. Kendinizi mümkün olduğunca doğrudan kameraya bakabilecek şekilde ayarlayın. Kameranızı, yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarıya bakacak şekilde değil, onunla göz hizasında olacak şekilde kurmaya çalışın.
Ve tabi ki de kameranızın ya da mikrofonunuzun açık olup olmadığından her zaman emin olun.
Zoom fail videolarından iki tanesiyle biraz gülümseyelim mi ?
Evdekilerin haberi yoksa ?
Beni görüyor olabilirler mi?
4-Yalnızca kesinlikle orada olması gereken kişileri davet edin.
Her yeni insanla birlikte teknik zorluklar veya dikkat dağıtıcı şeyler için daha fazla şans gelir. Yalnızca kesinlikle orada olması gereken kişileri davet edin. Bu, mümkün olduğunca az zaman kaybına neden olacaktır.
5-Birbirini tanımayan insanları tanıtın
Daha önce tanışmamışlarsa insanları dijital olarak tanıştırmak iyi bir Zoom görgü kuralıdır.
” Arkadaşlar, sizi proje ortaklarımızdan Ahmet beyle tanıştırmak istiyorum.” gibi.
6-Gerektiğinde göz teması kurun
Video konferans görgü kurallarının önemli bir yönü, diğer toplantı katılımcılarıyla göz teması kurmaktır. Bu, doğrudan web kamerasına bakarak yapılabilir. Bu şekilde toplantı gündemini ve katılımcıları önemsediğiniz hissini verirsiniz. Ayrıca dinleyicilerin dikkatini üzerinizde toplamak için göz teması tercih edilen bir yoldur.
7-Toplantınızı yönetin
Toplantı sahibi olarak, grubunuza toplantının gündemini ve kesintilerin karşılanıp karşılanamayacağını veya soru ve yorumların daha sonra saklanması gerekip gerekmediğini bildirin. Tempoyu yönlendirirken , konuşma için uygun olduğu ölçüde kendinizden emin olmalısınız. Toplantınızın doğasına ve ilgili katılımcılara bağlı olarak, katılımcıların sesini kapatma veya açmayı bile kontrol edebilirsiniz. Bazen yönetilmesi çok zor olsa da ve bağlantı hızları birbirinizden bahsetmeyi potansiyel bir sorun haline getirebilse de, toplantıyı yönetirken ses tonunuzda sakin ve arkadaşça davranmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.
8-Yemeyin veya içmeyin
İnsanların yemek yediğinizi veya içtiğinizi görmesi veya duyması rahatsız edici olabilir. Tek istisna su veya kahvedir, özellikle de dolu bir programınız varsa. Ancak, bir içeceği yudumlamayı seçerseniz kesinlikle daha sessiz olmaya çalışın. Mikrofonunuzu sessize almak için iyi bir zaman.
9-Kasıtlı duraklamalar yapın
Toplantınızdaki kişilerin farklı konumları ve bağlantı hızları olması muhtemeldir, bu da hızlı ileri geri konuşmayı biraz daha zorlaştırır. Diğer insanlara konuşma fırsatı vermek için cümleler arasında kasıtlı, biraz uzun bir duraklama yaptığınızdan emin olun.
10-Toplantıyı en son terk edin
Toplantı yöneticisiyseniz toplantıdan en son sizin ayrılmanız tabi ki en doğrusudur. Bu, soruları olabilecek herkesin ders bittikten sonra size yaklaşma şansını elde etmesini sağlar.